Een protocol dat niemand leest, helpt de praktijk niet verder. Toch ontstaan in veel praktijken documenten die te lang, te algemeen of niet meer actueel zijn.
Fout 1: te veel tekst
Een protocol moet snel duidelijk maken wat er moet gebeuren, wie verantwoordelijk is en wanneer er afgeweken mag worden. Lange achtergrondinformatie kan beter apart worden bewaard.
Fout 2: geen eigenaar
Als niemand verantwoordelijk is voor actualisatie, veroudert het protocol vanzelf. Wijs daarom per onderwerp een eigenaar aan.
Fout 3: niet bespreken met het team
Een protocol wordt pas werkbaar als medewerkers het herkennen. Bespreek daarom nieuwe of gewijzigde afspraken in het team en controleer of ze uitvoerbaar zijn.
Fout 4: losse documenten zonder structuur
Zorg voor een duidelijke indeling, vaste naamgeving en één vindplaats. Dan weten medewerkers waar ze moeten zoeken.