Veel praktijken hebben protocollen, registraties en formulieren. Toch betekent dat niet automatisch dat het kwaliteitssysteem werkt. De vraag is of medewerkers de afspraken kennen, begrijpen en toepassen.
Kenmerken van een werkbaar systeem
- Documenten zijn kort, actueel en makkelijk vindbaar.
- Verantwoordelijkheden zijn duidelijk verdeeld.
- Registraties hebben een logisch doel.
- Verbeterpunten worden echt opgevolgd.
- Het team bespreekt kwaliteit regelmatig en concreet.
Signalen dat het systeem te zwaar is
Als medewerkers protocollen vermijden, formulieren achteraf invullen of niet weten welke versie geldig is, is het systeem te ingewikkeld geworden. Vereenvoudigen is dan vaak effectiever dan meer regels toevoegen.
Praktisch verbeteren
Begin met de belangrijkste risico’s en processen. Maak afspraken concreet, wijs eigenaarschap toe en plan vaste momenten om verbeteringen te evalueren.